LA AUDITORÍA INTERNA UNA CACERÍA DE BRUJAS.

Elaborar una auditoría interna es una decisión estratégica de los emprendedores y empresarios modernos y de éxito. Si tu objetivo es crecer y mantenerte en el mercado, es importante que conozcas que es y cómo realizar un informe de auditoría interna, además de capacitarte como auditor interno.

De lo contrario te puede pasar como algunos auditores que cuando van a realizar la auditoria, llegan con actitud de juez y realizan las preguntas como un cazador de brujas, en busca de incumplimientos de políticas y procedimientos, dando como resultado una posición defensiva y de ocultamiento de la información por parte del auditado, lo que te impedirá conocer el estado real en que se encuentra tu modelo de negocio o empresa y que puedas identificar debilidades y oportunidades.

Es importante que desarrolles diferentes tipos de habilidades como la oratoria, para que puedas desempeñar el papel de auditor interno de manera exitosa. Hablar con claridad, seguridad y con entusiasmo, te permitirá conseguir el interés y la reflexión en el auditado, de manera que opte una posición abierta, sincera y de cooperación en la entrevista, lo cual es clave para se logre el objetivo de la auditoría interna.

¿Pero qué tipo de preguntas son correctas para que el auditado tome una posición confortable y de apertura en la auditoria?

Primero tu actitud como auditor interno deberá ser participativa, es decir estarás involucrado e interesado por las respuestas y diferentes actividades que realiza el auditado, solicitando ayuda, opiniones e ideas.

Preguntas participativas para la auditoría interna.

Es necesario la planeación de la auditoría interna para que logres el objetivo de la misma, como es conocer el estado real en que se encuentra tu modelo de negocio o empresa y que puedas identificar debilidades y oportunidades para mejorar y mantenerte en el mercado.

Parte de esta planeación es preparar las preguntas que se realizaran en la entrevista al auditado, de manera que:

Tu actitud sea amigable, de confianza, pero respetuosa.
Con estructura y profesional, pero no indiferente.
Das tiempo para que el auditado responda a su ritmo y pueda buscar las evidencias, pero sin perder el control del tiempo.
No realizaras preguntas una tras de otra como si fuera un interrogatorio
El diseño de las preguntas se hará a manera de una conversación amena, pero sin perder el objetivo y el alcance de la auditoria
Se flexible en cómo se está desenvolviendo la estructura de las preguntas que has preparado. Para lo cual será necesario olvidar un poco las preguntas predeterminadas y avanzar de acuerdo a las repuestas y evidencias entregadas por el auditado.

Tipos de preguntas para una auditoría interna participativa.

No olvides que el propósito de las preguntas es obtener respuestas veraces y objetivas, pero de una manera abierta y colaborativa por parte del auditado.

Preguntas abiertas:

Permiten que el auditado se exprese de una manera abierta, para lo cual las preguntas a realizar deberán ser claras y no confusas, es decir que no permitan varias interpretaciones.
Las preguntas abiertas comienzan con: ¿cómo?, ¿qué?, ¿dónde? ¿cuándo?, ¿por qué? Muéstreme, descríbeme.

Ejemplos:

¿Cómo fueron subcontratados los proveedores externos? ¿han sido identificados y controlados?
Muéstreme cómo funciona esto, este…
Que hace cuando…
¿Descríbame que procedimiento sigue?

Preguntas de muestreo:

Permiten aclarar y detallar a partir de una respuesta dada por el auditado, lo que permite que el auditado pueda explicar de forma más detallada la afirmación realizada al auditor.

Ejemplos:

¿Qué quiere decir con …?
Deme algunos ejemplos
¿Como funciona el proceso de selección de proveedores?
¿Por favor explique cuales son los procesos establecidos por la empresa y en cual participa?
¿Porque no se está realizando entrevistas para selección de personal?

Preguntas cerradas:

Este tipo de preguntas no deben realizarse al inicio de la entrevista de auditoría interna, debido a que serán obstáculos para generar apertura y empatía con el auditado. Este tipo de preguntas son específicas para obtener respuestas breves del auditado

Ejemplos:
¿Usted realizo la contratación?
¿Quién autorizo realizar la compra?
Confírmeme si entendí, usted realizo la contratación porque fue orden directa de su jefe, ¿es correcto?

El tipo de preguntas a realizar durante la entrevista de auditoría interna, no tienen un orden en particular, recuerda que es una conversación amena con propósito y objetivos claros, en la búsqueda de veracidad y claridad para mejorar las desviaciones y debilidades encontradas en tu negocio o empresa.

FUENTES DE INFORMACIÓN

Manual habilidades para auditoria. David Mallen y Christine Collins
https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2017/06/ejemplos-preguntas-en-auditoria-interna-iso-9001/
Las 10 preguntas clave en auditorías internas ISO 9001: 2015 | ISBL